Functie omschrijving
Zorgen voor een optimale order- en informatiestroom naar nationale- en internationale klanten d.m.v. een correcte commerciële, administratieve en organisatorische afhandeling

Functionele activiteiten:

Orderverwerking:
– Controleren, verwerken en nauwkeurig volgen van klantorders verkregen via de mail en EDI. Deze monitoren op juistheid prijs, kortingen, levertijden en vervaldatum
– Herstellen van technische foutmeldingen bij EDI orders (interface)
– Signaleren/oplossen van afwijkingen in orderproces zodat de klant tijdig geleverd krijgt
– Aansturen van logistiek dienstverlener, analyseren en corrigeren van foutieve leveringen
– Releasen backorders van vrijgekomen voorraad
– Omzetten orderregels van foutief bestelde artikelnummers
Facturering:
– Dagelijkse facturering monitoren en verzorgen naar de klanten
– Verzorgen van debet- en credit nota ’s als gevolg van manco en surplus leveringen
– Uitzoeken en doorvoeren van administratieve factuur correcties als gevolg van incorrect berekende prijzen/kortingen
Coördineren van speciale commerciële acties / promoties tussen de verantwoordelijke sales afdeling en de externe klanten
Retouren:
– Initiëren en goedkeuren van retouren in overleg met de klant
– Aanmaken van retour opdrachten in ERP systeem (Oracle)
– Aansturen logistiek dienstverlener m.b.t. het tijdig behandelen en ophalen van retouren
– Bewaken administratief proces van retouren
– Vaststellen creditering klant op basis van de geldende retour condities
Klachten (product):
– Herkennen en onderscheiden van inkomende medische- of kwaliteitsklachten
– Zelfstanding beantwoorden van product gerelateerde vragen van klanten (niet medisch)
– Doorschakelen van klanten naar medische afdeling in geval van medische klachten / vragen; In acht nemen van geldende procedure voor registratie van bijwerkingen
– Bewaken van tijdige afhandeling klacht e/o terugkoppeling naar de klant
Algemene taken:
– Beantwoorden ( telefonisch en schriftelijk) van zowel logistieke- als commerciële vragen over het assortiment (introducties, beschikbaarheid producten, itemgegevens, alternatieven, etc.)
– Kosten bewust handelen, nastreven optimale logistieke efficiëntie, ook bij het oplossen van logistieke problemen
– Onderhouden van nationale- en internationale contacten via telefoon en email
– Coördineren offerte aanvragen van klanten en inplannen nieuw afname patroon
– I.s.m. commercie meetings bijwonen met klanten voor bespreken voortgang en KPI´s
Pricing:
– Doorvoeren prijs- en kortingsmutaties op item niveau in ERP systeem
– Koppelen nieuwe of gewijzigde kortingsafspraken aan klanten
– Uploaden van prijslijsten in ERP systeem
Customer Master
– Opvoeren en wijzigen van klantgegevens in Customer Master (ERP systeem)
(NAW factuur-/aflevergegevens / ordertype / prijslijsten / betalingstermijn / levervensters)
Ketenlogistiek
– Meedenken en oplossingen aandragen om optimale logistieke efficiëntie in het orderproces te bereiken

Functie eisen
Opleidingsniveau
• MBO +

Specifieke opleiding (intern en /of extern) en ervaring

Kennis
• Kennis van ERP systemen (Oracle / SAP)
• Kennis van export regelingen en farmaceutische achtergrond is een pre
• Excel ivm rapportages/forecasting

Vaardigheden
• Goede beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal (mondeling / schriftelijk)
• Klantgerichte- en commerciële instelling
• Goed kunnen stellen van prioriteiten
• Oplossingsgericht
• Communicatief
• Accuraat

Attitude
• Flexibele opstelling / houding
• Open minded, openstaan voor veranderingen